Le fonds est géré à parité avec l'État et les dossiers sont examinés lors d'un comité annuel réunissant l'État, des conservateurs de musées et des élus régionaux. 
Pièces justificatives à joindre à la demande (en 2 exemplaires) au moins 15 jours avant la date du Comité Régional du FRAM (pour connaître la date de réunion de ce comité, se rapprocher de la Direction Régionale des Affaires Culturelles) :

• note d'opportunité,
• note de présentation de l'œuvre avec photos et diapositives,
• budget prévisionnel,
• plan de financement,
• numéro de SIRET,
• Relevé d'Identité Bancaire.